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Circolare n.21/2013 - Imprese individuali - Obbligo di comunicazione al Registro delle imprese dell’indirizzo PEC entro il 30.6.2013 - Istituzione dell’elenco pubblico INI-PEC

02-10-2013
Imprese individuali - Obbligo di comunicazione al Registro delle imprese dell’indirizzo PEC entro il 30.6.2013 - Istituzione dell’elenco pubblico INI-PEC


INDICE

CIRCOLARE N.21/2013

1 Premessa
2 Obbligo della PEC per le società
2.1 Società costituite dal 29.11.2008
2.2 Società già costituite al 29.11.2008
2.3 Costi
2.4 Conseguenze dell’inadempimento
3 Obbligo della PEC per le imprese individuali
3.1 Imprese individuali iscritte successivamente al 19.12.2012
3.2 Imprese individuali già iscritte al 19.12.2012
3.3 Modalità di comunicazione
3.4 Costi
3.5 Conseguenze dell’inadempimento
4 Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei
professionisti (INI-PEC)
4.1 Realizzazione e gestione dell’INI-PEC
4.2 Struttura dell’INI-PEC
4.3 Costituzione e aggiornamento della “Sezione imprese”
4.4 Costituzione e aggiornamento della “Sezione professionisti”
4.5 Modalità di accesso all’INI-PEC
4.6 Criteri di ricerca degli indirizzi PEC



1 PREMESSA
L’art. 5 co. 1 e 2 del DL 18.10.2012 n. 179, conv. L. 17.12.2012 n. 221, ha previsto l’obbligo per le imprese individuali di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).
Tale obbligo era già stato previsto, dall’art. 16 del DL 29.11.2008 n. 185 conv. L. 28.1.2009 n. 2, per:
• le imprese costituite in forma societaria (co. 6 e 6-bis);
• i professionisti iscritti in Albi ed Elenchi istituiti con legge statale (co. 7 e 7-bis);
• le Pubbliche Amministrazioni (co. 8).

L’art. 16-bis co. 5 del suddetto DL 185/2008, inoltre, ha previsto un servizio di comunicazione elettronica specifico tra cittadino e Pubblica Amministrazione (c.d. “PEC del cittadino”).

Infine, l’art. 5 co. 3 del citato DL 179/2012 ha previsto l’istituzione dell’“Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti” (INI-PEC); si tratta di un pubblico elenco volto a favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti, in modalità telematica, tra la Pubblica Amministrazione e le imprese e i professionisti.
Le disposizioni attuative dell’INI-PEC sono state emanate con il DM 19.3.2013 (pubblicato sulla G.U. 9.4.2013 n. 83).
2 OBBLIGO DELLA PEC PER LE SOCIETÀ
Tutte le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare, nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o “analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali” (art. 16 co. 6 del DL 185/2008).
2.1 SOCIETÀ COSTITUITE DAL 29.11.2008
Tale norma ha trovato immediata applicazione nei confronti delle società costituite dal 29.11.2008 (data di entrata in vigore del DL 185/2008), tenute ad indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata nell’ambito, appunto, della domanda di iscrizione nel Registro delle imprese.
2.2 SOCIETÀ GIÀ COSTITUITE AL 29.11.2008
Per le società già costituite ed iscritte nel Registro delle imprese alla suddetta data del 29.11.2008, il termine entro cui procedere alla comunicazione al Registro stesso del solo indirizzo di posta elettronica certificata ha, invece, subito varie modifiche.
Infatti, il termine, originariamente fissato al 29.11.2011, è stato rinviato:
• in un primo tempo, all’inizio del 2012 (lettera circ. Min. Sviluppo economico 25.11.2011
n. 224402);
• successivamente, al 30.6.2012 (art. 37 del DL 9.2.2012 n. 5).

Tuttavia, in sede di conversione del suddetto DL 5/2012 nella L. 4.4.2012 n. 35, tale ultima proroga è stata eliminata e, in sostituzione, è stato inserito il nuovo co. 6-bis all’art. 16 del DL 185/2008, che contiene una particolare disciplina in caso di inadempimento.
2.3 COSTI
Ai sensi dell’art. 16 co. 6 del DL 185/2008, l’iscrizione e le eventuali successive variazioni del solo indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) sono esenti da:
• diritti di segreteria;
• imposta di bollo.

Se, invece, la comunicazione della PEC avviene contestualmente ad un altro adempimento pres¬so il Registro delle imprese, si applicano l’imposta di bollo e i diritti di segreteria dovuti per il corrispondente adempimento (cfr. circ. Min. Sviluppo economico 3.11.2011 n. 3645/C).
2.4 CONSEGUENZE DELL’INADEMPIMENTO
Ai sensi dell’art. 16 co. 6-bis del DL 185/2008, l’ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), in luogo dell’irrogazione della sanzione previ¬sta dall’art. 2630 c.c., sospende la domanda per 3 mesi, in attesa della sua integrazione.
Secondo l’art. 2630 co. 1 primo periodo c.c., infatti, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103,00 a 1.032,00 euro chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rive¬stite in una società o in un consorzio:
• omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle imprese;
• ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni di cui all’art. 2250 co. 1 - 4 c.c.

Nel caso in cui siano trascorsi i suddetti 3 mesi di sospensione e la società non abbia ancora comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), l’ufficio del Registro delle imprese deve respingere la domanda (cfr. parere Consiglio di Stato 10.4.2013 n. 1714 e circ. Min. Sviluppo economico 24.4.2013 n. 3660, nella quale viene precisato che la fattispecie riguarda le sole società già iscritte nel Registro delle imprese al 29.11.2008 che fanno domanda di iscrizione di atti o fatti inerenti le vicende dell’impresa).
3 OBBLIGO DELLA PEC PER LE IMPRESE INDIVIDUALI
Per le imprese individuali, l’obbligo di comunicazione della casella di posta elettronica certificata (PEC) al Registro delle imprese ha termini diversi, stabiliti dal citato art. 5 del DL 18.10.2012 n. 179 conv. L. 17.12.2012 n. 221.
3.1 IMPRESE INDIVIDUALI ISCRITTE SUCCESSIVAMENTE AL 19.12.2012
Per le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro delle imprese (o all’albo delle imprese artigiane) successivamente al 19.12.2012 (data di entrata in vigore della
L. 221/2012, di conversione del DL 179/2012), l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) va indicato immediatamente nella pratica di iscrizione.
3.2 IMPRESE INDIVIDUALI GIÀ ISCRITTE AL 19.12.2012
Per le imprese individuali già iscritte al 19.12.2012 (attive e non soggette a procedura concor¬suale), la comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) va effettuata:
• al competente ufficio del Registro delle imprese;
• entro il 30.6.2013.
3.3 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE
La comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) va effettuata:
• per via telematica, secondo le modalità previste per le comunicazioni al Registro delle imprese (cioè tramite la procedura di “Comunicazione Unica”);
• anche contestualmente a qualsiasi altro adempimento presso il Registro delle imprese.
3.4 COSTI
Ai sensi dell’art. 16 co. 6 del DL 185/2008, anche l’iscrizione e le eventuali successive variazioni del solo indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) relativo alle imprese individuali sono esenti da:
• diritti di segreteria;
• imposta di bollo.

Se, invece, la comunicazione della PEC avviene contestualmente ad un altro adempimento presso il Registro delle imprese, si applicano l’imposta di bollo e i diritti di segreteria dovuti per il corrispondente adempimento (cfr. circ. Min. Sviluppo economico 3.11.2011 n. 3645/C).
3.5 CONSEGUENZE DELL’INADEMPIMENTO
In caso di domanda di iscrizione da parte di un’impresa individuale che non ha provveduto ad iscrivere il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), l’ufficio del Registro delle imprese, in luogo dell’irrogazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c., sospende la domanda:
• fino all’integrazione della stessa con l’indirizzo di posta elettronica certificata;
• comunque, per 45 giorni.

Trascorso tale periodo di sospensione di 45 giorni, la domanda si intende non presentata.
4 INDICE NAZIONALE DEGLI INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELLE IMPRESE E DEI PROFESSIONISTI (INI-PEC)
L’art. 5 co. 3 del DL 18.10.2012 n. 179, conv.L. 17.12.2012 n. 221, ha inserito l’art. 6-bis nel DLgs. 7.3.2005 n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”), che istituisce presso il Ministero dello Sviluppo economico il pubblico elenco denominato “Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti” (INI-PEC).

Con il citato DM 19.3.2013, il Ministero dello Sviluppo economico ha emanato le relative disposizioni attuative, in particolare stabilendo:
• le modalità di realizzazione e gestione operativa dell’INI-PEC;
• le modalità con cui gli Ordini e i Collegi professionali comunicano e aggiornano gli indirizzi di posta elettronica certificata (PEC) relativi ai professionisti di propria competenza;
• le modalità di accesso all’elenco INI-PEC.
4.1 REALIZZAZIONE E GESTIONE DELL’INI-PEC
L’INI-PEC è realizzato e gestito in modalità informatica dal Ministero dello Sviluppo economico, che si avvale di InfoCamere.
4.2 STRUTTURA DELL’INI-PEC
L’INI-PEC è suddiviso in due sezioni:
• la prima, denominata “Sezione Imprese”, contenente le seguenti informazioni: provincia; codice fiscale; ragione sociale/denominazione; indirizzo PEC;
• la seconda, denominata “Sezione Professionisti”, contenente le seguenti informazioni: provincia; Ordine o Collegio professionale; codice fiscale; nominativo; indirizzo PEC.
4.3 COSTITUZIONE E AGGIORNAMENTO DELLA “SEZIONE IMPRESE”
La “Sezione Imprese” dell’INI-PEC è realizzata attraverso estrazione massiva dal Registro delle imprese delle informazioni relative alle imprese, sia costituite in forma societaria che individuali, le quali:
• risultano attive;
• hanno provveduto al deposito dell’indirizzo PEC in attuazione delle suddette disposizioni (DL 185/2008 e DL 179/2012).

L’aggiornamento delle informazioni contenute nella “Sezione Imprese” avviene ad opera di InfoCamere, tramite l’acquisizione delle variazioni intervenute nel Registro delle Imprese relative a:
• imprese già presenti nell’INI-PEC;
• imprese di nuova costituzione;
• imprese cessate.

Tale aggiornamento avviene:
• per i primi 6 mesi, ogni 30 giorni;
• successivamente, con frequenza giornaliera.
4.4 COSTITUZIONE E AGGIORNAMENTO DELLA “SEZIONE PROFESSIONISTI”
La “Sezione Professionisti” dell’INI-PEC è realizzata attraverso il trasferimento in via telematica ad InfoCamere, da parte degli Ordini e Collegi professionali, degli indirizzi di posta elettronica certificata detenuti in attuazione delle disposizioni del DL 185/2008.

Ai fini dell’aggiornamento delle informazioni contenute nella “Sezione Professionisti”, gli Ordini e Collegi professionali provvedono a comunicare ad InfoCamere, per via telematica, le variazioni intervenute relative a:
• professionisti iscritti all’Ordine o Collegio professionale già presenti nell’INI-PEC;
• professionisti di nuova iscrizione all’Ordine o Collegio professionale;
• professionisti non più iscritti all’Ordine o Collegio professionale.

Tale aggiornamento avviene:
• per i primi 6 mesi, ogni 30 giorni;
• successivamente, con frequenza giornaliera.
4.5 MODALITÀ DI ACCESSO ALL’INI-PEC
L’accesso all’INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi e a tutti i cittadini:
• tramite l’apposito Portale telematico, che sarà pronto per il 19.6.2013 (cfr. nota Min. Svi¬lup¬po economico 15.5.2013);
• senza necessità di autenticazione.
4.6 CRITERI DI RICERCA DEGLI INDIRIZZI PEC
L’accesso ai dati contenuti nell’INI-PEC, al fine di acquisire l’apposito indirizzo PEC, avviene attraverso uno dei seguenti parametri di ricerca:
• per le imprese: codice fiscale o, in alternativa, provincia + ragione sociale/denominazione;
• per i professionisti: codice fiscale o, in alternativa, provincia + Ordine o Collegio professionale + nominativo.

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