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Circolare n.2/2018 - Rottamazione bis, tax credit per l strutture alberghiere, nuovo regolamento privacy, elenchi split payment, scadenze c.u., aliquote gestione separata, parere garante della privacy

19-02-2018

GLI ULTIMI CHIARIMENTI SULLA ROTTAMAZIONE BIS, COME ACCEDERE AL TAX CREDIT PER LE STRUTTURE ALBERGHIERE, DA MAGGIO IL NUOVO REGOLAMENTO SULLA PRIVACY, GLI ELENCHI SPLIT PAYMENT AGGIORNATI, LE NOVITA’E LE SCADENZE DELLA CERTIFICAZIONE UNICA, LE LOCAZIONI BREVI NEI DICHIARATIVI 2018, LE ALIQUOTE DELLA GESTIONE SEPARATA PER IL 2018, UN PARERE DEL GARANTE DELLA PRIVACY  


CIRCOLARE N.2/01 DEL 07/02/2018

L’Agenzia delle Entrate Riscossione ha fornito alcuni chiarimenti sulla rottamazione bis, il MIBACT comunica termini, tempi e modalità per la presentazione delle domande di tax credit, da maggio 2018 entra in vigore il Regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento di dati personali, l’ultimo aggiornamento degli elenchi dei soggetti split payment, l'Agenzia delle Entrate rende disponibile la versione definitiva del modello Certificazione unica 2018, la nuova disciplina sulle locazioni brevi e i modelli dichiarativi 2018, l’INPS comunica le aliquote per la gestione separata, il Garante dei dati personali si pronuncia in merito all’utilizzo di un sistema di rilevamento dei consumi telefonici effettuati da dipendenti cui è stato assegnato un telefono aziendale: questi i principali argomenti trattati nella Circolare.
 Soggetti interessati
                            

 
 

 IMPRESE

 
 
  • Rottamazione bis: i chiarimenti di agenzia delle entrate riscossione
 
  • Tax credit riqualificazione: istanze dal 26 febbraio 2018
 
  • Maggio 2018: entra in vigore il nuovo regolamento sulla privacy
 
  • Split payment: elenchi aggiornati al 17 gennaio 2018
 
  • Certificazione Unica 2018: novità e scadenze
 
  • E’ lecito controllare i consumi telefonici dei dipendenti con telefono aziendale, ma sempre nel rispetto della privacy
 
 
 

 PROFESSIONISTI

 
 
  • Rottamazione bis: i chiarimenti di agenzia delle entrate riscossione
 
  • Maggio 2018: entra in vigore il nuovo regolamento sulla privacy
 
  • Certificazione Unica 2018: novità e scadenze
 
  • Gestione separata: aliquote 2018
 
  • E’ lecito controllare i consumi telefonici dei dipendenti con telefono aziendale, ma sempre nel rispetto della privacy
 

 

 
 

 PERSONE FISICHE

 

 

 
 
  • Rottamazione bis: i chiarimenti di agenzia delle entrate riscossione
 
  • Locazioni brevi: novità nei modelli 730 e Redditi 2018
 
  • E’ lecito controllare i consumi telefonici dei dipendenti con telefono aziendale, ma sempre nel rispetto della privacy
 
 
 
 



SOMMARIO

 
 
 1. ROTTAMAZIONE BIS: I CHIARIMENTI DI AGENZIA DELLE ENTRATE RISCOSSIONE
 
2. TAX CREDIT RIQUALIFICAZIONE: ISTANZE DAL 26 FEBBRAIO 2018
 
3. MAGGIO 2018: ENTRA IL VIGORE IL NUOVO REGOLAMENTO SULLA PRIVACY
 
4. SPLIT PAYMENT: ELENCHI AGGIORNATI AL 17 GENNAIO 2018
 
5. CERTIFICAZIONE UNICA 2018: NOVITA' E SCADENZE



6. LOCAZIONI BREVI: NOVITA' NEI MODELLI 730 E REDDITI 2018



7. GESTIONE SEPARATA: ALIQUOTE 2018



8. E' LECITO CONTROLLARE I CONSUMI TELEFONICI DEI DIPENDENTI CON TELEFONO AZIENDALE, MA SEMPRE NEL RISPETTO DELLA PRIVACY



1.  ROTTAMAZIONE BIS: I CHIARIMENTI DI AGENZIA DELLE ENTRATE RISCOSSIONE



Lo scorso 1° febbraio 2018, nel corso del consueto appuntamento di Telefisco, organizzato da Il Sole 24 Ore, Agenzia delle Entrate Riscossione ha dissipato alcuni dubbi in merito alla procedura di rottamazione bis, introdotta con la legge n. 172/2017, di conversione del decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2018.
In particolare l'Agenzia delle Entrate Riscossione precisa che:
·in caso di istanza di rottamazione con un pignoramento presso terzi in corso ed in stato avanzato, le somme versate successivamente all'istanza dal terzo vengono prioritariamente imputate a quanto dovuto a titolo di definizione, in sostanza il pignoramento in stato avanzato non viene sospeso con l'istanza ma le somme vengono utilizzate per la definizione agevolata;
·fino al 15 maggio 2018 è sempre possibile revocare l'istanza di adesione alla definizione agevolata;
·le eventuali modifiche/integrazioni, anche con riferimento alla scelta del numero di rate, all'istanza possono essere effettuate esclusivamente sino alla scadenza del 15 maggio 2018;
·se non si versa la prima o unica rata della rottamazione, si può riprendere la dilazione già in corso alla data dell'istanza e il debito residuo viene ripartito nel numero di rate previste dal piano originario;
·dilazione sempre possibile se si presenta la domanda di definizione agevolata prima che decorrano i 60 giorni dalla notifica della cartella, in questo caso se si decade dalla rottamazione si può chiedere regolare dilazione del debito residuo, a maggior ragione ciò vale se si presenta istanza di rottamazione quando il carico non è stato ancora notificato.
·con la presentazione della domanda di definizione agevolata ed il pagamento della prima rata, l'Agenzia delle Entrate Riscossione procede alla sospensione del fermo amministrativo già iscritto, e soltanto a seguito del versamento dell'ultima rata il fermo amministrativo sarà cancellato.



 
 
  Si ricorda che…
 
 
 
 
 
Agenzia delle Entrate Riscossione ha predisposto modello per presentare domanda di adesione alla definizione agevolata, che consente di pagare l’importo del debito senza corrispondere le sanzioni e gli interessi di mora (per le multe stradali, invece, non si devono pagare gli interessi di mora e le maggiorazioni previste dalla legge).
 
Il modello DA 2000/17 è disponibile sul portale www.agenziaentrateriscossione.gov.it, e agli sportelli dell’Agenzia, e deve essere presentato entro il 15 maggio 2018 e vi sono diverse modalità di presentazione:
 
 
  • direttamente online accedendo alla sezione "Fai DA Te" del sito dell'Agenzia Entrate Riscossione;
 
  • presentando il modello cartaceo presso gli sportelli dell'Agenzia;
 
  • trasmettendo il modello via mail utilizzando la PEC all'indirizzo della direzione regionale di riferimento dell'Agenzia.
 
 
Di seguito il calendario delle scadenze connesse alla nuova rottamazione:
 
 
  • 31 marzo 2018, entro questa data l'Agenzia invierà ai contribuenti "una comunicazione con l’indicazione di eventuali carichi dell’anno 2017, affidati in riscossione entro il 30 settembre, per i quali non risulti ancora notificata la relativa cartella di pagamento.
 
  • 15 maggio 2018, termine ultimo per l'invio dell'istanza di definizione agevolata.
 
  • 30 giugno 2018, l'Agenzia dovrà inviare entro questa data la comunicazione delle somme dovute per i carichi indicati dal contribuente nel modello di adesione e affidati alla riscossione dal 1° gennaio al 30 settembre 2017; "i pagamenti dovranno essere effettuati in un’unica soluzione, entro luglio 2018, o in un massimo di 5 rate con scadenze a luglio, settembre, ottobre, novembre 2018 e febbraio 2019".
 
  • 30 giugno 2018, entro questa data l'Agenzia dovrà inoltre comunicare ai contribuenti interessati da una rateizzazione in essere al 24 ottobre 2016, gli importi da pagare per regolarizzare le rate del 2016; tali importi andranno pagati entro il 31 luglio 2018, ed entro settembre 2018, i contribuenti interessati riceveranno la comunicazione delle somme dovute per la definizione agevolata dell’importo residuo del debito, che dovranno essere versate in un’unica soluzione (ottobre 2018) o in un massimo di tre rate: ottobre, novembre 2018 e febbraio 2019.
 
  • 30 settembre 2018, termine ultimo per l'Agenzia per inviare la comunicazione delle somme dovute per i carichi affidati alla riscossione dal 1° gennaio 2000 al 31 dicembre 2016; "i pagamenti sono previsti in unica soluzione entro ottobre 2018 o in un massimo di tre rate: ottobre, novembre 2018 e febbraio 2019".
 
 
 
 
 
 
 
 
2.    TAX CREDIT RIQUALIFICAZIONE: ISTANZE DAL 26 FEBBRAIO 2018
Il MIBACT, con avviso del 17 gennaio 2018 pubblicato sul proprio sito internet, comunica termini, tempi e modalità per la presentazione delle nuove domande per l'accesso al credito d’imposta connesso agli interventi di riqualificazione e miglioramento delle strutture ricettive turistico-alberghiere.
Per accedere al Tax credit occorre presentare istanza esclusivamente in via telematica, attraverso il portale dei procedimenti del Ministero, unitamente all'attestazione delle spese effettivamente sostenute. Per poter accedere al servizio telematico, il legale rappresentante dell'impresa interessata deve registrarsi a suddetto portale.
Di seguito le tempistiche per compilazione e invio dell'istanza:



·dalle ore 10 del 25 gennaio alle 16 del 19 febbraio 2018, sarà possibile compilare l'istanza;
·l'invio può essere effettuato tra le ore 10 del 26 febbraio e le 16 del 27 febbraio 2018.
L'agevolazione in questione è stata introdotta dall'art.10 del D.L. 83/2014 e dall'art. 1, commi da 4 a 7, della legge 232/2016, e consiste in un credito d'imposta pari al 65% degli investimenti sostenuti dal 1° gennaio 2017 al 31 dicembre 2018, dalle imprese alberghiere (esistenti al 1° gennaio 2012) per la riqualificazione della struttura:
 
·interventi di ristrutturazione edilizia, quali manutenzione straordinaria, interventi di restauro e di risanamento conservativo di cui all’art. 3, co. 1, del DPR n. 380/2001;
·interventi di eliminazione delle barriere architettoniche, quali eliminazione di barriere sensoriali e della comunicazione nonché l’eliminazione degli ostacoli fisici che creano disagio per la mobilità;
·interventi di incremento dell'efficienza energetica, quali riqualificazione energetica e sostituzione, integrale o parziale, di impianti di climatizzazione;
·spese per l'acquisto di mobili e componenti d'arredo destinati esclusivamente alle strutture alberghiere oggetto del decreto.



 3.    MAGGIO 2018: ENTRA IL VIGORE IL NUOVO REGOLAMENTO SULLA PRIVACY
 
Il 26 maggio prossimo entrerà in vigore definitivamente il Regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento di dati personali (GDPR) che introduce nuovi principi, nuove prassi operative e più diritti per i titolari dei dati personali ed un livello di protezione degli stessi uniforme in tutti gli Stati dell’Unione, al fine di eliminare il divario normativo attualmente esistente, consentire una migliore circolazione delle informazioni e facilitare le attività economiche tra le imprese e gli enti che operano sul territorio europeo, garantendo maggiore certezza giuridica. Il Regolamento abroga la direttiva n. 95/46/CE, sebbene molti dei suoi obiettivi e principi rimarranno validi.
Trattandosi di una norma che ha efficacia diretta piena, la sua entrata in vigore determinerà l’automatica applicabilità delle norme in esso contenute nei confronti di tutti i cittadini italiani, ciò significa, nella sostanza, che tutti coloro che trattano dati personali sarebbero direttamente chiamati a rendere la propria organizzazione compliance rispetto alle norme del GDPR, senza attendere ulteriori dettami interni, anche se il Regolamento stesso (cons. n.10) afferma espressamente che gli Stati membri restano comunque liberi di mantenere o introdurre norme nazionali, al fine di specificare ulteriormente l’applicazione delle disposizioni contenute nel Regolamento n. 679.
Le disposizioni del nuovo Regolamento sulla privacy pertanto si applicheranno in combinato disposto con la legislazione generale e orizzontale in materia di protezione dei dati che ha dato attuazione alla direttiva 95/46/CE. In base a tale prospettiva, considerando che nel nostro ordinamento, oltre al Codice Privacy, esistono anche varie disposizioni specifiche attive in diversi settori e che anche il Garante della Privacy, nel corso degli anni, ha espresso pareri, provvedimenti e linee guida, molte di quelle disposizioni e provvedimenti continueranno ad avere valenza in quanto conformi al Regolamento, come ha espressamente chiarito lo stesso Garante Privacy nella propria Guida all’applicazione del Regolamento n. 679. Il Regolamento prevede pertanto un margine di manovra degli Stati membri, al fine di precisare le norme in materia di trattamento di dati personali, anche con riguardo al trattamento di categorie particolari di dati personali («dati sensibili»). In tal senso, il regolamento non esclude che il diritto degli Stati membri stabilisca condizioni ad hoc per specifiche situazioni di trattamento, anche determinando con maggiore precisione le condizioni in base alle quali il trattamento di dati personali risulti lecito (cons. n. 10).
Infatti, la legge di delegazione europea del 2017, in previsione della scadenza di maggio 2018 e per consentire che l’adeguamento al Regolamento possa concretamente avvenire anche sul territorio italiano, ha demandato il Governo ad adottare, entro il prossimo 21 aprile 2018, i decreti legislativi per la modifica della normativa privacy nazionale, al fine di renderla totalmente conforme alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679. Altro intervento in materia si è avuto con la legge di bilancio 2018, in cui è stato affidato al Garante per la protezione dei dati personali, il compito di adottare, entro marzo, la disciplina che regoli le modalità attraverso cui il Garante stesso vigilerà sull’applicazione del Regolamento e le modalità di verifica, anche attraverso l’acquisizione di informazioni dai titolari dei dati personali trattati per via automatizzata o tramite tecnologie digitali, controllando la presenza di adeguate infrastrutture per l’interoperabilità di formati con cui i dati sono messi a disposizione dei soggetti interessati, sia ai fini della portabilità dei dati, ai sensi dell’art. 20 del Regolamento, che ai fini dell’adeguamento tempestivo alle disposizioni dello stesso, definendo linee-guida o buone prassi in materia di trattamento dei dati personali basato sull’interesse legittimo del titolare.

In vista dunque dell’applicazione delle nuove regole, coloro che si erano già adeguati al Codice Privacy, a linee guida e provvedimenti emanati dal Garante nel corso degli anni e che quindi avevano assunto una condotta responsabile rispetto ai dati trattati può stare più sereno, nel senso che il proprio lavoro dovrà limitarsi ad una valutazione per verificare che le azioni intraprese a suo tempo (es. informative, richieste di consensi, policy, misure di sicurezza, portabilità dei dati, permessi sui dati, misure di verifica, monitoraggio, ecc) rispondano a quanto oggi richiesto dal Regolamento e molto di quel lavoro, se fatto bene, continuerà ad essere efficace; diverso è il caso di chi quelle operazioni non le ha eseguite o le ha eseguite male, in tal caso, dovrà attivarsi per approntare tutte le misure opportune perché la propria organizzazione sia compliance con il nuovo Regolamento europeo sui dati personali, considerando che esso prevede pesanti sanzioni per chi non è a norma. 



4.      SPLIT PAYMENT: ELENCHI AGGIORNATI AL 17 GENNAIO 2018



Il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha pubblicato sul proprio sito gli elenchi aggiornati al 17 gennaio 2018 dei soggetti tenuti all’applicazione del meccanismo della scissione dei pagamenti, cosiddetto split payment, di cui all’art.17-ter, comma 1-bis, del DPR 633/1972, come modificato dall’art. 3 del D.L. 148/2017, convertito con modificazioni, dalla legge 172/2017.
Il ministero ha aggiornato i seguenti elenchi:
·società controllate di fatto dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri e dai Ministeri;
·enti o società controllate dalle Amministrazioni Centrali;
·enti o società controllate dalle Amministrazioni Locali;
·enti, fondazioni o società partecipate per una percentuale complessiva del capitale non inferiore al 70 per cento, dalle Amministrazioni Pubbliche.



Si ricorda che tra gli elenchi non sono incluse le Amministrazioni pubbliche, come definite dall’art. 1, comma 2, della legge 196/2009, tenute all'applicazione dello split payment per le quali è possibile fare riferimento all’elenco pubblicato sul sito dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, www.indicepa.gov.it, il cosiddetto elenco IPA.


 
 
  Si ricorda che…
 
 
 
 
 
Il meccanismo IVA definito split payment o scissione dei pagamenti, è stato introdotto nel nostro ordinamento dalla Legge di Stabilità 2015 (legge 190/2014). Detto meccanismo è regolato dall'art. 17-ter del DPR 633/72: in sostanza a fronte di una fattura emessa da un soggetto IVA nei confronti di un ente della Pubblica Amministrazione, quest'ultima verserà al prestatore o cedente l'importo della fattura al netto dell'IVA, mentre verserà l'imposta sul valore aggiunto direttamente all'Erario.
 
La manovra correttiva, D.L. 50/2017 ha esteso l'applicazione di questo meccanismo anche ai professionisti, ai soggetti cioè che effettuano prestazioni cui si applica la ritenuta alla fonte a titolo di imposta.
 
La manovra ha inoltre ampliato la platea degli enti tenuti ad applicare suddetto meccanismo IVA:
 
 
  • amministrazioni pubbliche soggette all'obbligo di fatturazione elettronica;
 
  • società controllate da Ministeri e dagli Enti Locali;
 
  • società quotate nella Borsa Italiana all'indice FTSE MIB.
 
 
Il D.L. 148/2017, collegato alla legge di bilancio, ha ulteriormente ampliato la platea di soggetti tenuti all'applicazione dello split payment:
 
 
  • enti o società controllate, direttamente o indirettamente, dagli Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza;
 
  • enti, fondazioni o società partecipate, direttamente o indirettamente, per una percentuale complessiva del capitale non inferiore al 70%, dalle Amministrazioni Pubbliche.
 
 
 
 
 
 
 




5.    CERTIFICAZIONE UNICA 2018: NOVITA' E SCADENZA
L'Agenzia delle Entrate, con il provvedimento al protocollo n. 10729 del 15 gennaio 2018, rende disponibile la versione definitiva del modello Certificazione unica 2018 (CU 2018) nella versione ordinaria e sintetica, con le relative istruzioni e specifiche tecniche.

La novità più rilevante introdotta con il nuovo modello, riguarda la certificazione delle ritenute sugli affitti brevi, versate dai soggetti residenti in Italia che svolgono attività di intermediazione immobiliare anche attraverso portali telematici, che operano in qualità di sostituti d'imposta.

Di seguito il calendario scadenze relativo alla Certificazione unica 2018:

7 marzo 2018. Ultimo giorno utile per procedere alla trasmissione all'Agenzia delle Entrate delle CU 2018 contenente i dati fiscali e previdenziali relativi alle certificazioni lavoro dipendente, assimilati e assistenza fiscale e alle certificazioni lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi corrisposti nel 2017.

31 marzo 2018. La CU 2018 deve essere consegnata ai percipienti entro tale scadenza che però slitta al 3 aprile 2018, poiché il 31 marzo e il 1° aprile cadono di sabato e domenica mentre il 2 aprile è festivo (Lunedì dell'Angelo).

31 ottobre 2018. La trasmissione telematica delle certificazioni contenenti esclusivamente redditi esenti o non dichiarabili mediante la dichiarazione dei redditi precompilata, può avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione dei sostituti d’imposta.



6.    LOCAZIONI BREVI: NOVITA' NEI MODELLI 730 E REDDITI 2018



La nuova disciplina sulle locazioni brevi, introdotta con il D.L. 50/2017, fa il suo esordio all'interno dei modelli dichiarativi del 2018.

6.1 730/2018

Il modello 2018 presenta il rigo F8, nel quale andrà indicato l’importo delle ritenute riportato nel quadro Certificazione Redditi - Locazioni brevi della Certificazione Unica 2018.



6.2 Redditi PF 2018

Nel quadro RB si prevede l'indicazione del reddito fondiario reddito fondiario per il proprietario dell’immobile e nel quadro RL del reddito del sublocatore o del comodatario. Introdotto anche il quadro LC per la liquidazione dell'imposta assoggettata a cedolare secca, inclusa quella relativa alle locazioni brevi.



7.      GESTIONE SEPARATA: ALIQUOTE 2018

Con la Circolare 18 del 31/01/2018 l’INPS comunica le aliquote, il valore minimale e il valore massimale del reddito erogato per il calcolo dei contributi dovuti da tutti i soggetti iscritti alla Gestione Separata.



7.1 Nuove aliquote


 Collaboratori e figure assimilate non assicurati presso altre forme pensionistiche obbligatorie per i quali è prevista la contribuzione aggiuntiva DIS-COLL: 34,23%
Collaboratori e figure assimilate non assicurati presso altre forme pensionistiche obbligatorie per  i quali non è prevista la contribuzione aggiuntiva DIS-COLL: 33,72%

Professionisti non iscritti ad altre gestioni di previdenza obbligatoria né pensionati: 25,72%

Soggetti già pensionati o iscritti ad altra forma di previdenza obbligatoria: 24%



7.2 Compensi corrisposti ai collaboratori entro il 12 gennaio 2018
L’articolo 51 del TUIR dispone che le somme corrisposte entro il 12 del mese di gennaio si considerano percepite nel periodo di imposta precedente (c.d. principio di cassa allargato). Sulla base di tale principio dovranno essere applicate le aliquote contributive previste per l’anno di imposta 2017 (24 per cento per i titolari di pensione e per chi è già assoggettato ad altra previdenza obbligatoria; 32,72 per cento per coloro che sono privi di altra previdenza obbligatoria e per i quali non è dovuta l’aliquota aggiuntiva per la DIS-COLL oppure, dal 1 luglio 2017, 33,23 per cento per i soggetti obbligati anche ad aliquota DIS-COLL)   a tutti i compensi corrisposti entro il 12/01.
7.3 Massimale

Per l’anno 2018 il massimale di reddito previsto dall’articolo 2, comma 18, della legge 335/95, è pari a € 101.427,00.

7.4 Minimale – Accredito contributivo

Per l’anno 2018 il minimale di reddito previsto dall’articolo 1, comma 3, della legge n. 233/1990, è pari a € 15.710,00.

Conseguentemente, gli iscritti per i quali è applicata l’aliquota del 24 per cento avranno l’accredito dell’intero anno con un contributo annuo di euro 3.770,40, mentre gli iscritti per i quali il calcolo della contribuzione avviene applicando l’aliquota maggiore avranno l’accredito con un contributo annuale pari a:
 
- € 4.040,61 (di cui € 3.927,50 ai fini pensionistici) per i liberi professionisti per i quali si applica l’aliquota del 25,72 per cento;
- € 5.297,412 (di cui € 5.184,30 ai fini pensionistici) per i collaboratori e figure assimilate per i quali si applica l’aliquota al 33,72 per cento;
- € 5.377,533 (di cui € 5.184,30 ai fini pensionistici) per i collaboratori e figure assimilate per i quali si applica l’aliquota al 34,23 per cento. 



8.    E' LECITO CONTROLLARE I CONSUMI TELEFONICI DEI DIPENDENTI CON TELEFONO AZIENDALE, MA SEMPRE NEL RISPETTO DELLA PRIVACY



Il Garante dei dati personali, con il provvedimento n. 7554790 dell’11 gennaio, si è pronunciato in merito all’utilizzo di un sistema di rilevamento dei consumi telefonici effettuati da dipendenti cui è stato assegnato un telefono aziendale. La finalità del trattamento del sistema sarebbe quella di ridurre i consumi aziendali mediante verifiche sulla fatturazione e analisi dell’andamento dei consumi telefonici, nella prospettiva di valutare l’adeguatezza del contratto con il fornitore dei servizi, nonché rilevare eventuali anomalie nei consumi.
La multinazionale, che intende impiegare tale sistema, ha presentato una richiesta di verifica preliminare (la cui obbligatorietà resta sino all’applicazione del Regolamento n. 679), al Garante, chiedendo se un trattamento di questo tipo possa essere svolto legittimamente. Il trattamento sarebbe effettuato mediante l’adozione di un sistema che consentirebbe di raccogliere ed elaborare i dati personali dei dipendenti ad opera di una società terza, specializzata nel settore, nominata responsabile del trattamento da parte della multinazionale istante. Il sistema raccoglierebbe le numerazioni delle utenze chiamate e chiamanti, rese anonime attraverso opportune misure di mascheramento delle ultime quattro cifre dei numeri - quindi il fornitore del servizio riceverebbe i numeri già anonimizzati - la durata delle comunicazioni, il tipo di servizio utilizzato, i paesi di provenienza o di destinazione della chiamata e l’orario di inizio della chiamata.

I dipendenti che utilizzano i telefoni aziendali saranno informati attraverso un’opportuna informativa, i dati verranno conservati solo per 12 mesi, successivamente distrutti, i dipendenti potranno avere accesso ai propri dati dal portale del fornitore mediante credenziali di autenticazione e riceverne copia in excel, i dati potranno essere trattati solo da personale interno incaricato, dotato di credenziali di accesso personalizzate, la multinazionale ha adottato misure di sicurezza conformi a quanto richiesto dall’Allegato B e sarebbe in corso la stipulazione degli opportuni accordi sindacali.

Il Garante, effettuando un bilanciamento di interessi, ha ritenuto che il trattamento, così come descritto e grazie alle misure adottate, rispetti i principi di necessità e proporzionalità, pertanto ne ha dichiarato la liceità e, riconducendo le operazioni svolte alle legittime esigenze organizzative e di tutela del patrimonio aziendale, ha ritenuto sussistere un legittimo interesse del titolare del trattamento, in relazione ai dati trattati e alle finalità rappresentate.

Ad ogni modo, l’Autorità ha imposto alla società di limitare il trattamento esclusivamente a quei dati che costituiscono delle specifiche voci di spesa all’interno della fattura, che comportano un impatto sui costi effettivamente sostenuti dalla società, alla luce della tipologia di tariffazione prescelta, in quanto solo tali dati risultano essere compatibili con la finalità del trattamento; inoltre, ha imposto un periodo di conservazione dei dati inferiore rispetto all’annualità prevista dalla società istante, in quanto ha ritenuto che il periodo di conservazione di dodici mesi non risulti conforme al principio in base al quale i dati devono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati, né ai principi di pertinenza e non eccedenza, dunque, anche sulla base della disciplina sulla conservazione dei dati relativi al traffico telefonico, ha imposto un periodo di conservazione non superiore a sei mesi, ritenendo tale periodo compatibile con il tempo necessario ad effettuare il controllo sulle fatture. Il Garante ha poi richiamato la società a predisporre una policy interna sulle regole di utilizzo delle sim, che dovrà essere aggiornata periodicamente e resa nota ai dipendenti.

Ad ogni modo, ha chiarito che in nessun caso i dati rilevati potranno essere impiegati per finalità disciplinari, al più solo il manager potrà richiamare il dipendente al contenimento dei consumi.
 

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